ACCORD DE TRAITEMENT DE DONNEES

Introduction

BJT Partners, créant et commercialisant le nouveau service de télécommunication « Quicktalk », société par actions simplifiées dont le siège social est situé au 50 bis rue Maurice Arnoux, 92120 MONTROUGE, FRANCE, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 480 234 210 (ci-après désignée par le terme « Sous-traitant » ou « Quicktalk »), entreprise propriétaire de la marque « Quicktalk ». ;
ET
Le Client : (ci-après dénommé le « Responsable de traitement » ou « Client ») ;
Individuellement une « Parties »  et collectivement les « Parties » ;

QUI ONT CONVENU COMME SUIT :

Dans le cadre de la fourniture des Services au Client au titre du Contrat, Quicktalk peut traiter des Données à Caractère Personnel pour le compte du Client et les Parties acceptent de respecter les stipulations suivantes concernant toutes Données à Caractère Personnel, chacune agissant raisonnablement et de bonne foi.

Le présent Contrat relatif au traitement de Données à Caractère Personnel fait partie intégrante du Contrat de Service Quicktalk entre Quicktalk et le Client auquel il est joint, et reflète l’accord des Parties au regard du Traitement des Données à Caractère Personnel.

1. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

Dans le présent Contrat et sauf définition contraire dans le Contrat de Services Quicktalk, tous les termes en majuscule utilisés dans le présent Contrat auront la signification qui leur est donnée ci-dessous :

  • DONNÉES PERSONNELLES : : désigne toute information relative à un sujet identifié, qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par une référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à leur nature physique, physiologique, mentale, économique, économique ou physique, identité culturelle ou sociale.
  • PERSONNE CONCERNÉE : : désigne la personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées par Quicktalk et / ou le Client dans le cadre du présent Contrat.
  • RÈGLEMENTATION APPLICABLE À LA PROTECTION DES DONNÉES : : désigne toutes les lois et réglementations, y compris les lois et réglementations de l’Union Européenne, de l’Espace économique européen et de leurs États membres, y compris la Loi Informatique et Libertés n°78-17 telle que modifiée, applicables au traitement des Données Personnelles en vertu du Contrat, y compris le RGPD tel que défini ci-dessous.
  • RESPONSABLE DE TRAITEMENT ou CLIENT : : désigne la société signataire du présent Contrat, qui détermine les instructions et les moyens et finalités des traitements de Données Personnelles, aussi dénommé le « Client ».
  • RGPD : : désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
  • SERVICE QUICKTALK : : désigne les services proposés par Quicktalk (tels que définis dans le Contrat de service Quicktalk) que le Client a achetés ou déployés ou auxquels le Client a souscrit en vertu du Contrat de Services Quicktalk.
  • SOUS-TRAITANT ou QUICKTALK : : : désigne la société BJT Partners et sa marque Quicktalk, qui réalise des traitements de données personnelles pour le compte et sur les instructions du Client, aussi dénommé « Quicktalk».
  • SOUS-TRAITANT ULTÉRIEUR : : désigne tout Sous-Traitant engagé par Quicktalk pour traiter tout ou partie des données à caractère personnel pour le compte et sur instruction de Quicktalk.
  • TRAITEMENT : : désigne toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel, que ce soit de manière automatique ou non, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, alignement ou combinaison, blocage, effacement ou destruction, comme décrit dans l’annexe A.

    • Tous les termes relatifs à la protection des données personnelles qui ne sont pas spécifiquement définis dans le contrat tels que « autorité de contrôle », « fichier », « destinataire », « violations de données », « consentement » ont le sens qui leur est donné à l’article 4 du RGPD.

    2. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

    2.1 Rôles des Parties

    Les Parties reconnaissent et acceptent que, concernant le Traitement de Données à Caractère Personnel, le Client est le Responsable de Traitement, Quicktalk est le Sous-Traitant et que Quicktalk pourra engager des Sous-Traitants Ultérieurs conformément aux stipulations de l’article 4 « Sous-Traitance Ultérieure » ci- dessous.

    2.2 Traitement de Données à Caractère Personnel par le Client

    Le Client agissant en tant que Responsable de traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des Données à Caractère Personnel. Le Client s’engage, lors de son utilisation des Services Quicktalk, à traiter les Données à Caractère Personnel en conformité avec les exigences de la Réglementation Applicable à la Protection des Données. Afin d’éviter toute ambiguïté, les instructions du Client pour le traitement des données personnelles doivent être conformes à la Réglementation Applicable à la Protection des Données. Le Client est seul responsable de l’exactitude, de la qualité et de la légalité des données personnelles et des moyens par lesquels Le Client a acquis des Données à Caractère Personnel. Le Client doit également informer les Personnes Concernées du Traitement de leurs Données à Caractère Personnel par Quicktalk.

    2.3 Traitement des Données à Caractère Personnel par Quicktalk

    Quicktalk, agissant en tant que Sous-Traitant, s’engage à traiter les Données à Caractère Personnel comme des informations confidentielles et s’engage à ne procéder au Traitement de Données à Caractère Personnel que pour le compte du Client et conformément aux instructions documentées du Client. Le Client donne instruction à Quicktalk de traiter les Données à Caractère Personnel pour les finalités suivantes : (i) traitement réalisé pour l’exécution du présent Contrat, du contrat de Services Quicktalk et de tout(s) bon(s) de commande applicable(s) ; (ii) traitement initié par le Client lors de son utilisation des Services Quicktalk et plus généralement pour la fourniture des Services Quicktalk, (iii) traitement pour se conformer à toute autre instruction raisonnable et documentée du Client (ex. par e-mail) dès lors que ces instructions sont conformes aux termes du Contrat.

    2.4 Détails des traitements de Données à Caractère Personnel

    L’objet du Traitement des Données à Caractère Personnel opéré par Quicktalk est la fourniture des Services Quicktalk conformément au Contrat de Services Quicktalk tel que décrit dans le présent Contrat. La durée des Traitements, la nature et la finalité des Traitements ainsi que les types de Données à Caractère Personnel et les catégories de Personnes Concernées faisant l’objet des Traitements en vertu du présent Contrat sont précisés à l’Annexe A (Détails du Traitement).

    3. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

    3.1 Obligations du Client

    Le Client s’engage à :

    3.2 Obligations de Quicktalk

    Quicktalk en tant que Sous-Traitant s’engage à :

    4. SOUS-TRAITANCE ULTÉRIEURE

    4.1 Autorisation des Sous-Traitants Ultérieurs

    Le Client reconnaît et accepte que Quicktalk puisse engager des Sous-Traitants Ultérieurs en lien avec la fourniture des Services Quicktalk. En telle hypothèse, Quicktalk aura conclu un accord écrit avec chaque Sous-Traitant Ultérieur contenant des obligations de protection des Données à Caractère Personnel en ce qui concerne la protection des Données à Caractère Personnel du Client dans la mesure de ce qui est applicable eu égard à la nature des Services Quicktalk fournis par ledit Sous-Traitant Ultérieur.

    4.2 Responsabilité des Sous-Traitants Ultérieurs

    Quicktalk reste responsable des actes et omissions de ses Sous-Traitants Ultérieurs dans les mêmes conditions que si Quicktalk était directement en charge de fournir les Services Quicktalk confiés aux Sous- Traitants Ultérieurs au titre du présent Contrat, sauf si le Contrat de Services Quicktalk en stipule autrement.

    4.3 Liste des Sous-Traitants Ultérieurs actuels et notification de nouveaux Sous-Traitants Ultérieurs

    Quicktalk met à la disposition du Client une liste des Sous-Traitants Ultérieurs actuels pouvant intervenir pour la fourniture des Services Quicktalk et pour les Traitements décrits à l’Annexe A. La liste des Sous-Traitants Ultérieurs actuels est disponible à l’Annexe B et sera disponible sur l’espace personnel Quicktalk accessible par les utilisateurs disposant des privilèges « super administrateur ».

    Quicktalk s’engage à informer le Client en cas d’ajout ou de suppression de Sous-Traitants Ultérieurs au moins dix (10) jours ouvrés avant de telles modifications.

    4.4 Droit d’opposition du Client aux nouveaux Sous-Traitants Ultérieurs

    Le Client peut s’opposer à la désignation par Quicktalk d’un nouveau Sous-Traitant Ultérieur, s’il considère objectivement que ce Sous-Traitant Ultérieur empêche le Client de respecter ses obligations légales, notamment au titre de la réglementation applicable à la protection des Données Personnelles à laquelle il est soumis, en avertissant Quicktalk promptement par écrit dans les dix (10) jours ouvrés à compter de la réception de la notification de Quicktalk conformément au mécanisme décrit à l’article 4.3. Si le Client s’oppose à la désignation d’un nouveau Sous-Traitant Ultérieur, Quicktalk fera des efforts raisonnables pour proposer au Client une solution alternative dans le cadre de la fourniture des Services Quicktalk ou pour recommander un changement commercialement raisonnable de la configuration ou de l’utilisation par le Client des Services Quicktalk afin d’éviter le Traitement des Données à Caractère Personnel par le nouveau Sous-Traitant Ultérieur faisant l’objet de l’opposition, sans que cela constitue un effort déraisonnable pour le Client.

    5. SÉCURITÉ

    5.1 Mesures de sécurité

    Quicktalk s’engage à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité (en ce compris la protection contre le Traitement non autorisé ou illicite, et contre la perte, la destruction, l’altération, les dégâts, d’origine accidentelle ou illicite, la divulgation ou l’accès non autorisé(e) ou illicite aux Données à Caractère Personnel du Client), la confidentialité et l’intégrité des Données à Caractère Personnel fournies par le Client conformément aux normes de sécurité de Quicktalk décrites en Annexe C (« Annexe C : Mesures de sécurité »). Quicktalk vérifie régulièrement la conformité avec ces mesures. Quicktalk s’engage à ne pas diminuer de manière substantielle la sécurité globale liée à la fourniture des Services Quicktalk pendant la durée de leur souscription par le Client.

    5.2 Mises à jour des mesures de sécurité

    Il incombe au Client de vérifier les informations mises à disposition par Quicktalk concernant la sécurité des Données à Caractère Personnel et de déterminer de manière indépendante si les Services Quicktalk répondent aux exigences et aux obligations légales du Client en vertu de la Réglementation Applicable à la Protection des Données. Le Client reconnaît que les mesures de sécurité font l’objet de progrès et de développements techniques et que Quicktalk peut mettre à jour ou modifier les mesures de sécurité de temps à autre, sans notification préalable du Client, à condition que ces mises à jour et modifications n’entraînent pas de dégradation significative de la sécurité globale du service fourni au Client. Le Client peut à tout moment obtenir communication des évolutions des mesures de sécurité de Quicktalk en s’adressant à [email protected].

    5.3 Responsabilités du Client

    Nonobstant ce qui précède, le Client accepte, sauf disposition contraire du présent Contrat ou du Contrat de Service Quicktalk, être responsable de son utilisation sécurisée du Service Quicktalk, y compris de la sécurisation de ses identifiants d’authentification de compte, de la protection de la sécurité des données du Client lors de son transit vers et depuis le Service Quicktalk, de prendre des mesures appropriées pour chiffrer ou sauvegarder en toute sécurité les données du Client téléchargées sur le Service Quicktalk. Le Client déclare également être responsable d’une utilisation sécurisée par ses salariés ou ses sous-traitants du Service Quicktalk.

    6. GESTION DES INCIDENTS ET VIOLATION DE DONNÉES

    Quicktalk maintient des règles et procédures de gestion d’incidents de sécurité et s’engage à notifier dans les meilleurs délais au Client, après en avoir pris connaissance, toute perte, destruction ou altération accidentelle ou illicite et toute divulgation ou accès non autorisé(e) de Données du Client, en ce compris les Données à Caractère Personnel transmises, stockées ou traitées par Quicktalk ou ses Sous-Traitants Ultérieurs et dont Quicktalk prend connaissance, conformément à la Réglementation Applicable à la Protection des Données. Quicktalk fera des efforts raisonnables pour identifier la cause de cet incident, qu’il constitue ou non une violation de données au sens de la Réglementation Applicable à la Protection des Données et prendra toute démarche qu’elle estime nécessaire et raisonnable afin de remédier à la cause de cet incident, dans la mesure où le pouvoir de remédier à cet incident est sous son contrôle.

    En particulier, dès que Quicktalk prend connaissance d’une violation de Données à Caractère Personnel Quicktalk:

    Ces obligations ne s’appliquent pas aux incidents causés par le Client.

    7. AUDITS

    Sur demande et dans le strict respect des obligations de confidentialité prévues dans le Contrat de Services, Quicktalk s’engage à mettre à la disposition du Client toutes les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer la conformité de Quicktalk aux termes du présent Contrat, y compris les réponses aux questionnaires sur la sécurité de l’information, à condition que le Client ne soit pas un concurrent de Quicktalk ou une société affiliée à un concurrent de Quicktalk. Quicktalk répondra aux questions posées par le Client sur le Traitement des Données à Caractère Personnel fournies par le Client.

    Au cas où les informations transmises par Quicktalk ne permettent pas au Client de raisonnablement vérifier la conformité de Quicktalk avec ses obligations aux termes du présent Contrat ou en cas de violation de Données à Caractère Personnel, Quicktalk devra en accord avec le Client soit :

    Les audits pourront être effectués au maximum une fois par an et par Client, pendant la durée du Contrat de Services Quicktalk, pendant les heures normales de travail, et seront soumis à (i) une demande écrite présentée à Quicktalk au moins soixante (60) jours avant la date d’audit proposée et (ii) un plan d’audit écrit détaillé revu et approuvé par l’organisation de sécurité de Quicktalk. Ces audits ne pourront avoir lieu qu’en présence d’un représentant de l’équipe de sécurité de Quicktalk ou toute autre personne mandatée à cette fin par Quicktalk. Les audits ne devront pas perturber les activités de Traitement de Quicktalk ni compromettre la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel appartenant à d’autres Clients de Quicktalk.

    Le Client prend à sa charge les sommes liées au le temps passé par Quicktalk et ses équipes ou ses Sous- Traitants Ultérieurs pour un tel audit aux tarifs des services professionnels Quicktalk en vigueur à ce moment, qui seront mis à la disposition du Client sur demande. Avant le début d’un tel audit sur site, le Client et Quicktalk conviennent mutuellement de l’étendue, du calendrier et de la durée de l’audit, ainsi que des frais relatifs au temps passé par Quicktalk et ses équipes ou ses Sous-Traitants Ultérieurs dont le Client sera responsable. Ces frais doivent être raisonnables, compte tenu des ressources dépensées par Quicktalk ou ses Sous-Traitants Ultérieurs. Le Client s’engage à informer rapidement Quicktalk de toute non-conformité découverte au cours d’un audit.

    8. TITULARITÉ, TRANSFERT ET SUPPRESSION DES DONNÉES

    8.1 Titularité des données

    Les Parties conviennent que les Données à Caractère Personnel collectées, traitées, hébergées, sauvegardées ou stockées par Quicktalk pour le compte du Client, dans le cadre du présent Contrat et du Contrat de Services Quicktalk ou à son initiative, sont et restent la propriété exclusive du Client.

    8.2 Transfert de données

    Pour la fourniture des Services Quicktalk en vertu du Contrat de Services, Quicktalk peut avoir à transférer certaines Données à Caractère Personnel fournies par le Client à des Sous-Traitants Ultérieurs, conformément aux dispositions de l’article 4 du Contrat qui peuvent situés dans des pays en dehors de l’Espace Economique Européen et n’assurant pas un niveau de protection adéquat des Données à Caractère Personnel.

    Quicktalk s’engage, conformément à la Réglementation Applicable à la Protection des Données à mettre en place un mécanisme permettant de couvrir un tel transfert de manière conforme à la Réglementation Applicable à la Protection des Données et notamment aux Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission Européenne pour encadrer le transfert de Données à Caractère Personnel aux Sous-traitants Ultérieurs situés hors de l’Espace Economique Européen.

    8.3 Retour ou suppression des Données à Caractère Personnel

    En cas de résiliation ou d’expiration du Contrat de Services Quicktalk, Quicktalk cessera toutes les opérations menées sur les Données à Caractère Personnel fournies par le Client et, au choix du Client, restituera ou supprimera irrémédiablement toutes les Données à Caractère Personnel fournies par le Client au titre du Contrat de Services Quicktalk et demandera à ses Sous-Traitants d’en faire de même. A défaut de choix de la part du Client, Quicktalk supprimera automatiquement les Données à Caractère Personnel fournies par le Client au titre du Contrat de Services Quicktalk.

    Si, en vertu de la Réglementation Applicable à la Protection des Données, de son droit national ou sur demande d’une autorité de contrôle, Quicktalk a l’interdiction de détruire ou de restituer tout ou partie desdites Données à Caractère Personnel, Quicktalk s’engage à préserver la confidentialité de ces Données à Caractère Personnel et ne devra traiter aucune de ces données pour une quelconque autre finalité. En telle hypothèse, Quicktalk pourra conserver une copie des Données à Caractère Personnel fournies par le Client en tant qu’archives, dans la mesure requise par la Réglementation Applicable à la Protection des Données, tel qu’autorisé par le Client, ou tel que nécessaire à des fins de résolution des litiges.

    Une fois les données restituées au Client, Quicktalk ne sera plus responsable de la sécurité des données et de leur intégrité, en particulier lorsque celles-ci seront stockées, suite au transfert de données de Quicktalk au Client, sur les serveurs du Client ou sur les serveurs d’un sous-traitant opérant pour le compte du Client.

    9. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

    Si Quicktalk reçoit une demande d’une Personne Concernée pour exercer son droit d’accès, de correction, de limitation du Traitement, de suppression, de portabilité des données, d’opposition au Traitement, de définir des directives sur le sort de ses données après la mort ou de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, Quicktalk s’engage à notifier promptement le Client.

    Compte tenu de la nature du Traitement, Quicktalk s’engage à assister de manière raisonnable le Client dans la mesure du possible et par des moyens techniques et organisationnels appropriés afin de permettre au Client de respecter son obligation de répondre à toute demande de Personne Concernée en conformité avec la Réglementation Applicable à la Protection des Données. En outre, à la demande expresse du Client et dans la mesure où le Client n’a pas, dans le cadre de son utilisation des Services Quicktalk, la possibilité de répondre à une demande de Personne Concernée, Quicktalk s’engage à faire tout ce qui est commercialement raisonnable en vue d’assister le Client dans sa réponse à une telle demande. Dans le cas où une telle coopération et assistance requerrait des ressources significatives de la part de Quicktalk, Quicktalk se réserve le droit de facturer le Client aux tarifs des services professionnels Quicktalk en vigueur à ce moment, qui seront mis à la disposition du Client sur demande, en lui soumettant au préalable un devis.

    Si Quicktalk reçoit une demande de divulgation des Données à Caractère Personnel fournies par le Client de la part des forces de l’ordre, d’un organisme public chargé de la sécurité ou d’une autorité de contrôle, Quicktalk informera dans les meilleurs délais le Client de cette demande, sauf lorsque la divulgation de cette information est interdite par la loi.

    En tout état de cause, Quicktalk ne répondra jamais à une demande d’une Personne Concernée dont les Données à Caractère Personnel sont traitées pour le compte du Client, sauf instruction écrite, spécifique et préalable du Client. De même, lorsque la demande émane d’une autorité et que, conformément aux stipulations du paragraphe précédent, Quicktalk peut en informer le Client, Quicktalk ne répondra jamais à une telle demande sauf instruction, écrite, spécifique et préalable du Client.

    10. COOPÉRATION ET ASSISTANCE

    En plus des obligations mentionnées aux articles 3 et 9, Quicktalk mettra en œuvre ses meilleurs efforts pour coopérer avec le Client afin de l’assister raisonnablement dans l’exécution des obligations qui lui incombent au titre de la Réglementation Applicable à la Protection des Données et du ressort de Quicktalk et de ses Sous-Traitants Ultérieurs, y compris mais sans s’y limiter les obligations de notification de toute violation de données ou les obligations de consultation d’une autorité de contrôle.

    La coopération de Quicktalk et l’assistance du Client pourra porter notamment sur les éléments suivants :

    Dans le cas où une telle coopération et assistance requerrait des ressources significatives de la part de Quicktalk, Quicktalk se réserve le droit de facturer le Client aux tarifs des services professionnels Quicktalk en vigueur à ce moment, qui seront mis à la disposition du Client sur demande, en lui soumettant au préalable un devis.

    11. RESPONSABILITÉ ET INDEMNISATION

    La responsabilité de chaque Partie, dans sa totalité, découlant ou relative au présent Contrat et au Contrat de Services Quicktalk ainsi qu’à tout bon de commande, qu’elle soit contractuelle, délictuelle ou de toute autre nature, est soumise à l’article « Limitation de responsabilité » dans le Contrat de Services Quicktalk, et toute référence à la responsabilité d’une Partie dans ledit article désigne la responsabilité totale de cette Partie au titre de l’ensemble formé par ce Contrat, le Contrat de Services Quicktalk ainsi qu’à tout bon de commande signé entre les Parties.

    12. CONFIDENTIALITÉ

    Chaque Partie doit traiter le présent Contrat et les informations reçues de l’autre Partie et de ses activités en relation avec ce Contrat, comme des informations confidentielles et doit les conserver de manière appropriée et sécurisée. Chaque Partie ne doit pas utiliser ou divulguer ces informations confidentielles sans le consentement écrit préalable de l’autre Partie, sauf dans la mesure où (i) la divulgation est requise par la loi ou (ii) les informations pertinentes ont déjà été rendues publiques...

    13. DURÉE DU CONTRAT

    Le Contrat restera en vigueur entre les Parties tout le temps de la durée de la fourniture des Services Quicktalk, conformément aux stipulations du Contrat de Services Quicktalk et des éventuels bons de commandes afférents.

    14. DROIT APPLICABLE, JURIDICTION ET LITIGES

    Le présent Contrat est régi par la loi française. Les Parties feront leurs meilleurs efforts pour résoudre amiablement, de manière juste et équitable, tout différend relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution et la résiliation du présent Contrat, les Parties conviennent de se réunir après la réception d’une notification en ce sens envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception par l’une des Parties avec l’intention de résoudre ce litige à l’amiable. Si les Parties ne parviennent pas à un règlement à l’amiable en signant un accord de règlement dans les soixante (60) jours suivant la réunion de résolution amiable du litige les Parties soumettront leur différend au tribunal compétent du ressort de la Cour d’Appel de Paris qui aura compétence exclusive pour régler le différend.

    15. DIVERS

    Le présent Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties en ce qui concerne son objet. Toute modification apportée au présent Contrat doit faire l’objet d’un avenant écrit signé par les deux parties. En cas de conflit entre ce Contrat, le Contrat de Services Quicktalk ou tout bon de commande, ce Contrat prévaudra sauf lorsque la prévalence du Contrat de Services Quicktalk est expressément stipulée.

    Tous les avis et communications données en vertu du présent accord doivent être écrits et seront envoyés par courrier postal ou par email aux adresses postales et emails indiquées dans l’en-tête de ce Contrat. Si l’une des Parties change d’adresse pendant la durée du Contrat de Services Quicktalk, elle a la responsabilité d’en informer, dans un délai raisonnable, l’autre Partie par courrier postal ou par email.

    Le présent Contrat est dûment accepté par les Parties et prend effet à la date de la signature du bon de commande.

    Le tableau ci-dessous précise les données qui sont susceptibles d’être traitées et collectées par BJT PARTNERS et leurs finalités et bases légales :

    ANNEXE A : Détails du traitement des données

    CATÉGORIES DE DONNÉES

    DURÉE DE RETENTION DES DONNÉES

    Informations générales : nom de l’entreprise, adresse, effectif…

    Toute la durée du Contrat de Service. Lors de la résiliation, ces données sont gardées un (1) an afin de convenir à toute réquisition potentielle par les autorités compétentes.

    Logs des appels et fax : toutes les informations relatives aux appels entrants et sortants

    Les logs sont conservés pour une durée maximum d’un an sur les serveurs de Quicktalk afin de convenir à toute réquisition potentielle par les autorités compétentes.

    Enregistrements des appels : enregistrements audio des appels entrants et sortants

    Les enregistrements sont gardés selon la durée définie par le Client sur le Dashboard.

    Fax

    Toute la durée du Contrat de Service. Lors de la résiliation, ces données sont gardées un (1) an afin de convenir à toute réquisition potentielle par les autorités compétentes.

    Emails transactionnels

    Quicktalk ne stocke pas d’historique d’email transactionnel contenant des informations Clients.

    Contact CRM

    3 ans à partir du dernier échange actif avec le Client / prospect.

    Contact du Client, créé manuellement par le Client sur Quicktalk

    Tout contact supprimé manuellement par le client est supprimé par Quicktalk. À la résiliation du client, Quicktalk supprime tous ses contacts.

    Contact du Client, synchronisé avec le CRM

    Le Client a la possibilité de désynchroniser ses contacts directement dans son espace d’administration via une option disponible dans son dashboard Quicktalk. Lorsque le Client active la désynchronisation des contacts CRM, Quicktalk n’a plus aucun contact du Client.

    Transcription des appels et messages vocaux

    Les transcriptions sont conservées selon la durée définie par l’Administrateur sur le Dashboard.

    Numéro utilisateur (OKTA ou AZURE) si intégration SSO

    Ces données seront conservées pendant toute la durée du Contrat de Service.

    Contact du Client, créé manuellement par le Client sur Quicktalk

    Tout contact supprimé manuellement par le client est supprimé par Quicktalk. À la résiliation du client, Quicktalk supprime tous ses contacts.

    RESPECT DU DÉLAI DE CONSERVATION LÉGAL DES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

    En tant qu’opérateur de services de communications électroniques au sens de l’article L.33-1 du Code des Postes et des Communications Électroniques, notre activité est déclarée auprès de l’ARCEP nous sommes tenus de conserver certaines données personnelles relatives aux services de communications électroniques pour une durée de légale de 12 mois conformément aux dispositions de l’article L.34-1 du Code des Postes et des Communications Électroniques (III. à VI.) et de ses décrets d’application 2006-538 et 2012-436.

    ANNEXE B : Liste des sous-traitants

    NOMS DES SOUS- TRAITANTS

    ACTIONS RÉALISÉES SUR LES DONNÉES

    LOCALISATION DES SERVEURS

    MESURES POUR COUVRIR LE TRANSFERT (si applicable)

    SCALEWAY

    Stockage de nos bases de données, cloud service, load balancer d’API & CDN/S3

    FRANCE

    N/A

    DATAPACKET

    Stockage de nos bases de données, serveurs web, serveurs Telecom

    FRANCE

    N/A

    CLOUDFLARE

    DNS et load balancer d’API

    Etats-Unis

    Pas de transfert hors UE, option data localization suite (données stockées en UE)

    BTS EUROPE SA

    Service de télécommunication (Voix & SMS)

    ESPAGNE

    N/A

    COLT

    Location de numéros

    ROYAUME-UNI

    CCT

    VONAGE

    Location de numéros et SMS

    ÉTATS-UNIS

    CCT

    LEGOS

    Location de numéros

    FRANCE

    N/A

    ORANGE

    Location de numéros

    FRANCE

    N/A

    VOXBONE

    Location de numéros

    BELGIQUE

    N/A

    BICS

    Service de télécommunication, SIP TRUNK et appels d’urgence

    BELGIQUE

    N/A

    TOFANE

    Service de télécommunication, terminaison internationale

    FRANCE

    N/A

    TATA COMMUNICATIONS

    Service de télécommunication, terminaison internationale

    ROYAUME-UNI

    CCT

    ORANGE INTERNATIONAL CARRIERS

    Service de télécommunication internationale en VoIP

    FRANCE

    N/A

    SENDINBLUE (BREVO)

    Mailing

    FRANCE

    N/A

    SENDGRID

    Mailing (prestataire backup de Sendinblue)

    ÉTATS-UNIS

    CCT

    SLACK

    Outil de communication interne

    ÉTATS-UNIS

    CCT

    DEEPTRANSCRIPT

    Transcription de conversation téléphonique

    FRANCE

    N/A

    ANNEXE C : Mesures de Sécurité Techniques & Organisationnelles

    1. HÉBERGEMENT DES DONNÉES

    L’ensemble des centres au sein desquels les données nécessaires à la fourniture des services Quicktalk sont hébergées, sont localisés en France, n’engendrant dès lors aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Économique Européen.

    1.2 Certifications

    Ces hébergeurs disposent des certifications suivantes :

    Hébergeurs

    Localisation

    Telehouse 2

    Paris

    Equinix

    Seine-Saint-Denis

    Scaleway DC 3

    Vitry-sur-Seine

    1.3 Plan de continuité d’activité

    Nous avons également mis en place un plan de continuité d’activité et de réponse en cas d’incident.

    1.4 Organisation et sécurité

    Par ailleurs :

    Visites des sites d’hébergement : L’ensemble des Clients, fournisseurs et visiteurs n’ont pas accès à nos sites d’hébergement. Les demandes d’accès aux sites d’hébergement sont strictement documentées et doivent être justifiées par le personnel compétent de Quicktalk.

    2. NIVEAU DE SÉCURITÉ DE L’APPLICATION

    3. FORMATION & SENSIBILISATION DES SALARIÉS QUICKTALK

    Tous les employés signent un accord de protection de la vie privée précisant leur responsabilité en matière de protection des données des Clients.

    Nous mettons en œuvre des opérations de sensibilisation de nos équipes et nous avons prévus d’accroître la fréquence et le développement d’opérations de sensibilisation, notamment en matière de cybersécurité. Par ailleurs les bonnes pratiques de sécurité font l’objet de communications de formation (par exemple lors de l’accueil de nouveaux collaborateurs) et les supports écrits sont accessibles (affichage sur les espaces de travail et mise à disposition dans l’intranet). Par ailleurs, nous formons les collaborateurs afin qu’ils acquièrent les bons réflexes en matière de sécurité des données et nous effectuons également des tests en internes (par exemple « fausse campagne de phishing », utilisation des réseaux wifi public, etc).

    4. MESURES DE SECURITÉ APPLICABLES À NOS LOCAUX & COLLABORATEURS

    Nous mettons en œuvre des mesures de protection et de sécurité physique conformes aux standards de l’industrie. Nos bureaux et les systèmes d’information de nos collaborateurs sont adéquatement sécurisés et les mesures implémentées comprennent notamment :

    Visite des locaux Quicktalk: Les visiteurs, Clients et fournisseurs doivent s’enregistrer auprès de l’accueil et sont systématiquement accompagnés par un membre du personnel de Quicktalk pour pénétrer dans nos locaux et durant tout leur temps de présence sur site. Idem pour en sortir.

    5. TECHNOLOGIE DE HACHAGE DES MOTS DE PASSE

    Nous mettons en œuvre systématiquement une technologie de hachage avec un sel au moins aussi robuste que le standard SHA-256.

    Les mots de passe des comptes Quicktalk sont hachés. Notre propre personnel ne peut même pas les voir. Si vous perdez votre mot de passe, il ne peut pas être récupéré - il doit être réinitialisé.

    6. SÉGRÉGATION DES ENVIRONNEMENTS DE TRAVAIL : PRODUCTION & DÉVELOPPEMENT

    Nos environnements sont strictement séparés, tant physiquement que logiquement. L’ensemble des développements sont effectués sur des environnements de développement distincts de ceux de production. Nous mettons également en œuvre une stricte procédure de test sur des environnements multiples avant de prendre la décision de mise en production.

    Par ailleurs, toutes les bases de données sont séparées et dédiées à la prévention de la corruption et du chevauchement. Nous avons plusieurs couches de logique qui séparent les comptes d’utilisateurs les uns des autres.

    7. SURVEILLANCE ET REMÉDIATIONS DE VULNÉRABILITÉ (POSTE DE TRAVAIL & PRODUCTION)

    Nous surveillons activement l’apparition et l’identification de nouvelles failles potentielles (0-day) et nous imposons l’implémentation des nouveaux patchs de sécurité sur l’ensemble des postes de travail et environnement de production.

    8. MISE À JOUR DES SERVEURS, PARE-FEU, RÉSEAUX DE SAUVEGARDE & ANTI- VIRUS

    8.1 Politique applicable à nos serveurs

    Nos serveurs sont mis à jour régulièrement, notamment à chaque mise en production.Nous avons un pare-feu physique (machine) avec des règles de firewalling qui n’autorisent que les flux nécessaires pour les besoins de Quicktalk et de la fourniture de ses services aux Clients.

    Nous disposons un système de sauvegarde et de backup à chaud et à froid automatique, des machines et des clusters de bases de données.

    Nous n’utilisons pas de VPN, mais utilisation de tunnels SSH pour accéder aux serveurs.

    8.2 Politique applicable à nos locaux

    L’ensemble des postes de travail et des environnements de production sont notamment protégés par des antivirus. Sur chaque poste de travail, une mise en veille automatique est également mise en place et paramétrée au bout de 5 minutes d’inactivité.

    9. PRIVILÈGE ET SEGMENTATION DES USAGES D’ADMINISTRATION

    Nous avons mis en place plusieurs classes de privilèges d’accès et de permission pour nos Clients :

    Ces quatre classes d’utilisateurs permettent de s’assurer que les accès et pouvoir de chacun des utilisateurs du Client disposent uniquement des droits nécessaires à son utilisation des services, sur une stricte base de « need to know » et « need to do ». Ces quatre niveaux d’usages permettent de segmenter les usages et les droits d’administration de la solution Quicktalk.

    10. DIVULGATION RESPONSABLE

    Si vous avez découvert une vulnérabilité dans l’application Quicktalk, veuillez ne pas la partager publiquement. Au lieu de cela, veuillez nous soumettre un rapport via le processus décrit ci-dessous. Nous examinons tous les problèmes de sécurité portés à notre attention et nous adoptons une approche proactive face aux problèmes de sécurité émergents. Chaque jour, de nouveaux problèmes de sécurité et de nouveaux vecteurs d’attaque sont créés. Quicktalk s’efforce de rester au fait des dernières évolutions en matière de sécurité, en interne et en collaborant avec des chercheurs et des entreprises de sécurité externes. Nous apprécions les efforts de la communauté pour créer un site Web plus sécurisé.

    Si vous pensez que votre compte a été compromis ou si vous constatez une activité suspecte sur votre compte, veuillez envoyer un courrier électronique : [email protected].